چگونه کارت شناسایی برای سازمان چاپ کنیم؟
اگر شما یک سازمان هستید ,حتما به فکر چاپ کارت شناسایی برای کارمندان به منظور کنترل ورود و خروج, جلوگیری از ورود افراد متفرقه, کنترل دسترسی به بخش های مختلف و حذف امنیت سازمان, هستید. در مطلب مراحل چاپ کارت های شناسایی و مزایا و معایب این کارت ها را بیان می‌کنیم.
مراحل چاپ کارت شناسایی
برای یک سازمان شما میتوانید علاوه بر کارت های شناسایی, کارت های هدیه و کارت عضویت نیز چاپ کنید. برای چاپ یک کارت شناسایی درون سازمانی، میتوانید از روش‌ها و ابزارهای مختلف استفاده کنید. در اینجا چند مرحله برای چاپ یک کارت شناسایی درون سازمانی آورده شده است:
انتخاب قالب و طراحی کارت
معمولاً شما میتوانید از نرم‌افزارهای طراحی مانند Adobe Photoshop یا Illustrator استفاده کنید تا قالب کارت را طراحی کنید. همچنین، ممکن است از قالب‌های آماده و قابل ویرایش که در نرم‌افزارهایی مثل Microsoft Word یا Publisher وجود دارد، استفاده کنید.
اگر برای سازمان خود پرینتر کارت شخصی تهیه کردید باید از نرم افزار های مخصوص چاپ کارت که با پرینتر کارت شما سازگار است, استفاده کنید. برخی از نرم ازار های معروف چاپ کارت عبارت‌اند از: card5,Asure ID , Smart ID و....
افزودن اطلاعات شخصی
بعد از طراحی قالب، اطلاعات شخصی مانند نام، عکس، شماره پرسنلی، سمت و سازمان را به کارت اضافه کنید. از نرم‌افزارهای ویرایش تصویر برای این کار استفاده کنید. اگر از نرم افرا های چاپ کارت استفاده کنید نیازی نیست که تک تک اطلاعات را ویرایش کنید. این نرم افزار ها می‌توانند به یک پایگاه داده وصل بشوند و با توجه به ان اطلاعات را چاپ بکنند.
چاپ کارت
میتوانید از یک پرینتر مخصوص چاپ کارت یا پرینتر معمولی با کیفیت بالا و قابلیت چاپ بر روی کارت PVC استفاده کنید. اگر از پرینتر معمولی استفاده می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که پرینتر شما امکان چاپ بر روی کارت PVC را دارد و از کاغذ چسبنده ویژه چاپ کارت استفاده کنید.
از ان جایی که شما کارمند های جدید خواهید داشت و کارمند های قبلی شاید کارت های خود را گم کنند,بهتر است یک پرینتر کارت هر سازمان داشته باشد. پرینتر های کارت در سه نوع مستقیم, انتقال مجدد و جوهر افشان موجود هستند.
بهترین پرینتر های کارت بازار در حال حاظر داسکام 7600 و فارگو 6600 هستند. اگر کسب وکار شما کوچک است میتوانید پرینتر های چاپ کارت مستقیم مانند هایتی CS200 را تهیه کنید. هنگام تهیه پرینتر کارت نیازمندی های سازمان مانند چاپ یک طرفه یا دو طرفه, کیفیت چاپ, سرعت چاپ, هزینه تخمینی و... را در نظر بگیرید.
برای چاپ کارت ابتدا حتما یک نمونه کارت چاپ کنید تا از رنگ کارت ها, کیفیت چاپ, فونتو... اطمینان حاصل کنید. سپس کار چاپ کارت به صورت انبوه را آغاز کنید.
بازرسی و پایان دادن به کارت
پس از چاپ، کارت‌ها را با دقت بازبینی کنید و مطمئن شوید که همه اطلاعات به درستی چاپ شده‌اند و کیفیت چاپ مناسب است. سپس کارت‌ها را به کارمندان یا اعضای سازمان تحویل دهید.
اضافه کردن لایه‌های امنیتی(اختیاری)
در صورت نیاز، میتوانید لایه‌های امنیتی مانند بارکد، رمز عبور، یا رمزگذاری روی کارت اضافه کنید تا امنیت کارت شناسایی را افزایش دهید. یکی از اقدامات رایج برای رمزگذاری کارت ها استفاده از هولوگرام و حکاکی لیزری است. امکان جعل یک هولوگرام سفارشی بسیار پایین است پس امنیت کارت‌های شما را بسیار بالا می‌برد. اگر شما نیاز به امنیت بالا دارید,دستگاه چاپ کارت درون سازمانی و چاپ هلوگرام شخصی ساز بسیاز به افزایش امنیت کارت های شما کمک خواهد کرد.
مدیریت و نگهداری
بهتر است اطلاعات مربوط به هر کارت را در یک پایگاه داده مدیریت کنید و از کارت‌ها به دقت نگهداری کنید تا از خرابی و سرقت آنها جلوگیری شود. برای نگهداری بهتر کارت ها میتوانید از جاکارتی و بند های گردنی استفاده کنید تا هم کارت ها سرقت نشوند و هم طول عمر کارت ها بالا تر برود.
با رعایت مراحل فوق، میتوانید به راحتی کارت‌های شناسایی درون سازمانی را طراحی و چاپ کنید.
مزایا چاپ کارت شناسایی برای سازمان ها چیست؟
چاپ کارت شناسایی برای سازمان‌ها به عنوان یک ابزار مهم برای مدیریت هویت و دسترسی به منابع، مزایای متعددی دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:
· شناسایی آسان کارکنان
کارت‌های شناسایی می‌توانند شناسایی آسان و سریع کارکنان در سازمان را فراهم کنند. هر کارمند می‌تواند با حمل یک کارت شناسایی، هویت خود را به سادگی اثبات کند.
· کنترل دسترسی
با چاپ کارت‌های شناسایی مجهز به فناوری‌های دسترسی مانند بارکد، رمز عبور، یا تکنولوژی‌های نزدیکی (مانند RFID یا NFC)، سازمان می‌تواند دسترسی کارکنان به منابع مختلف را کنترل کند و محدود کند.
· امنیت فیزیکی
کارت‌های شناسایی می‌توانند به عنوان یک روش اضافی برای افزایش امنیت فیزیکی سازمان مورد استفاده قرار گیرند. به عنوان مثال، با استفاده از کارت‌های شناسایی مجهز به عکس و اطلاعات شخصی، امکان احراز هویت کارکنان در درب‌ها و نقاط ورودی فراهم می‌شود.
· ایجاد حس تعلق
استفاده از کارت‌های شناسایی ممکن است به افراد این احساس را بدهد که به جامعه و سازمان متعلق هستند و هویت شخصی خود را با آنها هویت سازی کرده‌اند.
· سهولت در مدیریت
با استفاده از سیستم‌های مدیریت کارت، اطلاعات مربوط به کارکنان و کارت‌های آنها به راحتی قابل مدیریت و به روزرسانی است، که این امر به بهبود کارایی فرآیندهای مدیریتی کمک می‌کند.
به طور کلی، چاپ کارت شناسایی برای سازمان‌ها امکانات متعددی را در جهت مدیریت هویت، امنیت، و کنترل دسترسی فراهم می‌کند که می‌تواند به بهبود عملکرد و امنیت سازمان کمک کند.
معایب چاپ کارت شناسایی برای سازمان ها چیست؟
معایب چاپ کارت شناسایی برای سازمان‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
· هزینه
چاپ کارت‌های شناسایی هزینه‌هایی مانند تجهیزات چاپ، مواد مصرفی، نرم‌افزارهای مدیریت کارت، و هزینه‌های توزیع را در بر می‌گیرد که می‌تواند برای برخی سازمان‌ها هزینه زیادی باشد.
· احتمال از دست رفتن و سوء استفاده
اگر کارت‌های شناسایی به دست اشخاص غیرمجاز بیفتند یا به شکل نامناسبی استفاده شوند، این می‌تواند به امنیت و حریم خصوصی سازمان آسیب بزند.
· پایداری و نگهداری
کارت‌های شناسایی نیازمند نگهداری و پایداری است تا در مدت طولانی از کیفیت و کارایی خود حفظ شوند. اگر سیستم چاپ و نگهداری به درستی مدیریت نشود، ممکن است کارت‌ها زودتر خراب شوند یا کیفیت چاپ بر روی آنها کاهش یابد.
· سیستم مدیریت و بروزرسانی اطلاعات
برای انتقال و بروزرسانی اطلاعات مربوط به کارت‌های شناسایی مانند نام، عکس، و سمت، نیاز به یک سیستم مدیریت مناسب دارید که این موضوع نیازمند هزینه‌های اضافی و زمان بر است.
· حفظ حریم خصوصی
استفاده از کارت‌های شناسایی برای ردیابی فعالیت‌های افراد می‌تواند برای برخی از کارمندان نگرانی‌هایی در مورد حفظ حریم خصوصی به وجود آورد و احساس ناخوشایندی برای آنها به وجود آورد.
در کل، معایب چاپ کارت شناسایی می‌تواند بستگی به نحوه استفاده، مدیریت و شرایط سازمانی داشته باشد. بهتر است که مدیران و تصمیم‌گیران این موارد را با دقت ارزیابی کرده و راهکارهای مناسبی برای مدیریت معایب و بهره‌برداری بهتر از فواید چاپ کارت‌های شناسایی انتخاب کنند.